担当件数が多すぎて限界？ケアマネが知るべき業務効率化

ケアマネジャー（介護支援専門員）の役割は、利用者のケアプランを立て、介護サービスとの橋渡しをする非常に重要な仕事です。

現在、ケアマネジャー（介護支援専門員）の1人あたりの平均担当件数は44件までとされていますが、今後の高齢化に伴いさらなる増加が見込まれており今後件数制限も増える可能性があります。

落とし穴は1人当たり44件なので、管理者の担当が30件に制限しているとすれば、他のケアマネが44件以上担当することが出来るわけです。(14件は他のケアマネが担当できる)

本記事では、ケアマネジャー（介護支援専門員）の業務改善のポイントについて解説します。

Googleレンズの活用

事業所からの報告書を、「支援経過に載せたいけど入力がめんどくさいなぁ」と思う事はありませんか？

また、研修レポートに資料の内容を載せたいとき、資料を見ながら入力するのは時間もかかるし面倒ですよね。

そんな時にGoogleレンズを活用し簡単に張り付けしています。

★手順

1. Google を起動すると検索バーが表示されますが、その右側にあるGoogleレンズ アイコンをひらき赤まるのアイコンをタップ↓

２．Googleレンズの赤まるのアイコンをタップ↓

３．検索→テキストに変更し、コピーしたい書類にカメラを合わせて撮影する↓

４．「Tすべて選択」を選ぶ↓

５．テキストのコピーしたい部分が青で選択されますので、コピーしたい部分を選択してください。
　　選択したら「コピー」をタップ↓

６．コピー完了！

工程が多くめんどくさいと思うかもしれませんが、やってみるととっても簡単ですのでやってみてください。

PC持ち出して外回り

PCの持ち出しが許可されている会社の話になります。

私の会社は最近PCの持ち出しがOKになりました。

訪問をする際に、PCを持ち出し利用者宅でお話を聞きながら支援経過を入力しています。会社に帰ってから入力することがないので仕事が早く終わります。

利用者宅でPC入力できないときや、訪問の合間に時間ができたときには車中でPC入力をします。

車中でPCができるようなテーブルを買ってみました。

私の車は軽自動車です。

ハンドルに引っ掛けるフックを上の方にかけたらPCを置いたときになんだか位置が高かったので

写真のようにフックを横にセットしてハンドルに引っ掛けたらちょうどよかったです。

２０００円しないくらいで購入でき、満足です。あるのと無いのとじゃ大違いですから。

会社に戻って作業をするときにはノートパソコンスタンド＋キーボードでPCと自分の視線の高さを合わせながら姿勢よく仕事ができるようにしています。
疲れ具合が軽減されました。

FAXで届いた報告書をスキャン

私の会社はFAXをPCで受け取るシステムが導入されていないため、報告書に穴をあけて利用者のファイルに挟んでいました。これが超手間でした。

今は、書類をスキャンしてPCに取り込んで、その書類はシュレッダーしています。

次月の提供票を作成する時、通院報告書の次回受診日を見ますよね？

今までならファイルを棚から探し出してまた席に戻り報告書を見ながら提供票に入力する。ファイルを棚に戻しに行く。

そんなことしなくてもPCのスキャンした書類を見るだけでよくなります。これだけでかなり時短になります。

PDFやスキャンした書類のテキストをコピー

更に、スキャン後の書類の内容をコピーしたいときには

1.コピーしたい書類を画面に表示する

2.キーボードのPrtScnを押す

3.コピーしたい部分を囲う

4.テキストアクションを押す

5.すべてのテキストをコピーする

PCで音声を文字起こし

文字を入力するのが苦手な人でも、そうでない人でもとっても便利な方法があります。
音声自動文字起こし機能です。
やり方は、

Windowsキーを押しながらHキーを押す。すると画面にマイクが出てくる。

歯車をクリックすると『音声入力起動ツール』と出てくるのでそこをクリック。すると常に画面にマイクが表示されているので一回ごとに表示させなくても音声入力ができます。
『句読点の自動化』とありますが、自分で句読点を入力した方が早いです。
PCマイク以外を使用するのであれば『既存マイクの選択』で選択します。

・腕の疲れや、肩こりなどもこれで改善される
・PCを持ち出しできる事業所であればサービス担当者会議や退院カンファレンスの際にこの機能を使うと、聞き逃しなし
・現場でこの機能を利用できなくでも車の中や、会社や営業車で一人の時間があれば入力できる

・利用者のお宅で使用するときには、テレビやラジオがついていたらその音声も聞き取ってしまう
・担当者会議の時には、「うんうん」「～って感じで」など相槌や話し言葉で変換される
・文章が連続で入力される(自分なりに区切りをつけるなど工夫して活用できれば〇)
・訛りの強い地域だと聞き取れないかも(特にお年寄りは)

実際にやってみましたが、大人数で担当者会議をするときには使えないかなって感じでした(;^ω^)
「絶対に聞き逃せない！」っていうときには使ってみてもいいかなと思います。

スマホの活用 無料アプリ・チャットツール・音声入力

介護保険証・負担割合証は借りない

利用者さんが、介護保険証の更新後の時にはお借りして、コピーして、また利用者さんに返していました。

・無料アプリ、Adobescanを使って、介護保険証を撮るだけで借りてくる必要はありません。

・会社に戻ってから印刷して事業所にfaxします。普通に写真を撮るのと違い、書類の型を読み取ってくれるのできれいに写真が撮れます。光の加減で反射するので注意しましょう。

ご家族とのやり取りはショートメールとLINE

・利用者のご家族や事業所の方とショートメールやLINEでやりとり
皆さんそれぞれ外出していたり電話に出られないことが多々あり何度もすれ違ったりすることありますよね。そんな時にメールやLINEでやり取りしています。

内容も残っているので「いつのやり取りだったかな？」と思ったらすぐに見返すことができます。

モニタリング内容の録音

・PCの持ち出しはできないのでしたらモニタリング訪問したら、とりあえずスマホに音声でモニタリングの内容を録音し、文字おこし機能でそのままPCと共有し支援経過に張り付け(誤変換の確認)をします。

転職

会社の環境が整っていたら申し分ないですが、ほとんどの事業所はアナログが続いているのではないでしょうか。

担当件数が増える中、事業所が従業員の声をきいてくれると良いのですが、実際にはなかなか業務改善に繋がるような大きな改善はないですよね。

工夫も必要ですが職場環境を変えるのもひとつの手段と思っています。

風通しのいい職場環境でストレスが軽減する可能性はあります。